Kassenbon & Quittung scannen
Thermobons verblassen, Quittungen verschwinden in der Jackentasche, und ein Bon, den niemand mehr lesen kann, ist eine Betriebsausgabe, die Sie nicht mehr belegen können. Mit Belegify scannen Sie den Kassenbon per Handyfoto: Betrag, Datum und Händler werden erkannt, daraus entsteht ein strukturiertes PDF, das unveränderbar mit Hash und Audit-Trail gespeichert wird. Direkt an der Kasse, in etwa 15 Sekunden.
Kostenlos starten: keine Kreditkarte, jederzeit kündbar.
Kein Extra-Scanner. Sie fotografieren den Bon mit dem Handy, Belegify erkennt den Inhalt und macht daraus einen sauberen digitalen Beleg.
Tank- und Kassenbons auf Thermopapier verblassen oft nach Wochen. Einmal gescannt, bleibt der Beleg dauerhaft lesbar und prüfbar.
Belegify erfasst Bons als Betriebsausgabe mit Umsatzsteuer, nicht als Ausgabenkategorie. Der Bon geht anschließend an Ihre Buchhaltung, nicht in eine Statistik.
Restaurantquittung mit Anlass, Teilnehmern, Trinkgeld und der 70/30-Aufteilung — die Angaben, ohne die der Betriebsausgabenabzug gefährdet ist.
Der gescannte Bon geht als DATEV-fertiges PDF an Ihren Steuerberater oder Ihre Buchhaltung. Belegify ist Stack-Partner, kein Ersatz.
Hash beim Eingang, Audit-Trail bei jeder Änderung, Server in Frankfurt. Der Bon ist unveränderlich abgelegt und nicht nur in einer Galerie gespeichert.
250 €
Grenze für die Kleinbetragsrechnung
8 Jahre
Aufbewahrung für Buchungsbelege seit 2025
Frankfurt
Speicherort der Belege, also Inland
0 €
Belegify kostenlos starten
Fast jeder Kassenbon in Deutschland wird auf Thermopapier gedruckt. Das Papier trägt keine Farbe, sondern eine Beschichtung, die sich unter Hitze verfärbt — und genau deshalb verschwindet die Schrift wieder: durch Wärme, Sonnenlicht, Reibung oder den Kontakt mit Weichmachern, etwa in einer Plastikhülle.
In der Praxis heißt das, dass ein Bon aus dem Januar im Dezember unter Umständen leer ist. Aufbewahrungspflichtig ist er trotzdem, und lesbar muss er über die gesamte Frist bleiben. Ein verblasster Beleg ist kein Beleg mehr.
Deshalb ist der Zeitpunkt wichtiger als die Bildqualität: Ein mittelmäßiges Foto am Tag des Einkaufs ist mehr wert als ein perfekter Scan elf Monate später.
Knicke und Wölbungen erzeugen Schatten, die genau über dem Betrag liegen können. Zehn Sekunden auf einer flachen Unterlage sparen die spätere Korrektur.
Der gesamte Bon muss drauf sein, von der Kopfzeile mit dem Händler bis zur Umsatzsteuer am Fuß. Ein abgeschnittener Rand kostet die bildliche Übereinstimmung mit dem Original.
Der Blitz erzeugt auf glänzendem Thermopapier eine Reflexion, die Zeilen verschluckt. Tageslicht oder Raumlicht ohne eigenen Schatten über dem Bon ist besser.
Per Telegram-Bot, App, Mail oder Drag-and-Drop. Belegify liest die Werte aus; bleibt die Erkennung unter 80 % Sicherheit, kommt der Beleg in den Review-Status statt still halbleer abgelegt zu werden.
Ein Kassenbon ist nicht automatisch ein tauglicher Beleg. Für den Vorsteuerabzug kommt es darauf an, was auf ihm steht — und die Anforderungen hängen am Betrag.
Bis 250 Euro brutto gilt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie kommt mit weniger Angaben aus: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Ihr eigener Name muss nicht darauf stehen.
Über 250 Euro brutto gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Dann brauchen Sie unter anderem Ihren eigenen Namen und Ihre Anschrift als Leistungsempfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, eine fortlaufende Rechnungsnummer und den Steuerbetrag getrennt ausgewiesen. Ein reiner Kassenbon erfüllt das meist nicht — hier lohnt es sich, an der Kasse nach einer Rechnung zu fragen.
Die drei Begriffe werden im Alltag synonym benutzt, meinen aber nicht dasselbe. Der Unterschied entscheidet darüber, ob der Vorsteuerabzug trägt.
| Beleg | Was er ist | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Kassenbon | Automatisch erzeugter Ausdruck des Kassensystems. | Als Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto ausreichend, darüber meist nicht. |
| Quittung | Bestätigung, dass gezahlt wurde, oft handschriftlich. | Nur brauchbar mit vollständigen Angaben zum Aussteller und zur Leistung. |
| Kleinbetragsrechnung | Rechnung mit reduzierten Pflichtangaben nach § 33 UStDV. | Bis 250 € brutto; Ihr eigener Name muss nicht darauf stehen. |
| Rechnung | Vollbeleg mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. | Ab 250 € brutto erforderlich, wenn Sie Vorsteuer ziehen wollen. |
Bei einer Bewirtung reicht der Bon allein nie aus, und seit 2023 gilt eine Verschärfung, die viele Ratgeber noch nicht abbilden: Arbeitet der Bewirtungsbetrieb mit einem elektronischen Kassensystem, wird für den Betriebsausgabenabzug nur eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnung anerkannt. Ein formloser Kassenzettel oder eine handschriftliche Quittung genügt dann nicht mehr.
Dazu kommt der Eigenbeleg mit Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen, den der Steuerpflichtige zu unterschreiben hat. Bei der Bewirtung in einer Gaststätte genügen darauf Anlass und Teilnehmer, die Rechnung wird beigefügt.
Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar; die enthaltene Vorsteuer bleibt in voller Höhe abziehbar. Trinkgeld ist nur dann ohne Weiteres nachgewiesen, wenn es auf der Rechnung selbst ausgewiesen ist — sonst tragen Sie die Feststellungslast.
Belegify nimmt diese Angaben im Moment der Erfassung mit: Bewirtungs-Modus dazuschalten, Anlass und Teilnehmer nennen, Trinkgeld wird getrennt ausgewiesen, die Unterschrift steht auf dem PDF. Ausführlich steht das auf der Seite zum Bewirtungsbeleg.
Bon glatt streichen, vollständig ins Bild nehmen, gleichmäßiges Licht ohne Blitz und sofort abschicken. Wichtiger als alles andere ist der Zeitpunkt: an der Kasse, nicht am Monatsende.
Nein. Das Handyfoto reicht, solange der Bon vollständig und lesbar abgebildet ist. Belegify verarbeitet das Bild zu einem strukturierten, prüffähigen PDF.
Nur bedingt. Was auf dem Thermopapier nicht mehr lesbar ist, lässt sich nicht rekonstruieren — auch nicht durch bessere Erkennung. Deshalb ist frühes Erfassen die einzige verlässliche Abhilfe.
Das Original darf nur unter den Bedingungen des ersetzenden Scannens vernichtet werden, und dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die Sie als Steuerpflichtiger verantworten. Ohne sie behalten Sie den Bon besser.
Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit reduzierten Angaben. Darüber brauchen Sie eine Rechnung mit den vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem mit Ihrem Namen als Leistungsempfänger.
Als Buchungsbelege acht Jahre, seit der Änderung zum 1. Januar 2025. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres und endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.
Nur unter zwei Bedingungen. Arbeitet die Gaststätte mit einem elektronischen Kassensystem, wird seit 2023 ausschließlich eine maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit technischer Sicherheitseinrichtung abgesicherte Rechnung anerkannt — eine handschriftliche Quittung reicht dann nicht. Zusätzlich braucht es den unterschriebenen Eigenbeleg mit Anlass und Teilnehmern. Abziehbar sind dann 70 Prozent als Betriebsausgabe, die Vorsteuer in voller Höhe.
Wenn es auf der Rechnung ausgewiesen ist, nicht. Steht es nicht darauf, tragen Sie die Feststellungslast und brauchen einen eigenen Nachweis, etwa eine Quittung des Empfängers. Belegify weist das Trinkgeld deshalb getrennt aus.
Stand: September 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung — er beschreibt die allgemeine Rechtslage, nicht Ihren Einzelfall.
