Belegerfassung App für Selbstständige und kleine Teams

Die vier Erfassungswege im Vergleich

Die meisten Belegerfassungs-Apps haben genau einen Weg: ihre App. Das ist die Stelle, an der Belegerfassung in der Praxis scheitert — nicht weil die App schlecht wäre, sondern weil sie im entscheidenden Moment nicht offen ist. Belegify nimmt den Beleg auf vier Wegen entgegen, die alle im selben Bestand landen.

In drei Schritten zum erfassten Beleg

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   Beleg abgeben

   Foto, Sprachnotiz, Mail oder Datei — auf einem der vier Wege. Bei Bewirtungen schalten Sie den Bewirtungs-Modus dazu und nennen Anlass und Teilnehmer; Namen aus Ihrer Kontaktliste werden zugeordnet.

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   Werte werden gelesen und geprüft

   Betrag, Datum, Händler und Umsatzsteuer werden ausgelesen. Bleibt die Erkennung unter 80 % Sicherheit, geht der Beleg in den Review-Status und Sie werden benachrichtigt, statt dass ein halbleerer Datensatz stillschweigend abgelegt wird.

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   Ablegen und weitergeben

   Aus Bild und Werten entsteht ein strukturiertes PDF, das gehasht und mit Audit-Trail gespeichert wird. Von dort geht es an die DATEV-Belegmail-Adresse Ihrer Kanzlei in DATEV Unternehmen Online oder in Ihre Buchhaltung.

Welche Belege und welche Dateiformate gehen

Die häufigste Rückfrage vor dem Ausprobieren ist nicht, ob die Erkennung gut ist, sondern ob der eigene Beleg überhaupt hineinpasst. Deshalb hier klar:

• Kassenbons und Quittungen, auch auf Thermopapier — dafür gibt es die eigene Seite zum Kassenbon scannen.
• Eingangsrechnungen als Papier, als PDF oder als E-Rechnung im Format XRechnung und ZUGFeRD.
• Bewirtungsbelege mit Anlass, Teilnehmern, Trinkgeld und 70/30-Aufteilung.
• Tank- und Reisebelege sowie alle übrigen Betriebsausgaben.
• Als Datei: JPG, PNG und PDF. Bei E-Rechnungen wird zusätzlich das XML unverändert aufbewahrt, nicht nur seine Darstellung.

Was passiert, wenn die Erkennung danebenliegt

Jede automatische Belegerfassung liegt gelegentlich daneben — ein geknickter Bon, verblasster Thermodruck, ein Betrag im Schatten. Die Frage ist nicht, ob das passiert, sondern was das System dann tut.

Belegify meldet es. Jeder erkannte Wert trägt ein Maß dafür, wie sicher die Erkennung war. Bleibt es unter 80 %, wird der Beleg nicht als fertig gebucht, sondern geht in den Status „Review“, und Sie bekommen eine Benachrichtigung. Korrigieren können Sie den Wert direkt; die Korrektur landet mit Zeitpunkt und Benutzer im Audit-Trail, statt das ursprüngliche Ergebnis spurlos zu überschreiben.

Das ist bewusst so gebaut. Ein leise falsch erfasster Beleg ist schlimmer als ein sichtbar unfertiger: Der eine fällt erst in der Prüfung auf, der andere kostet zehn Sekunden.

Belegerfassung App, Scanner-App oder Buchhaltungssoftware?

Die drei Kategorien werden oft in einen Topf geworfen, lösen aber verschiedene Probleme. Belegify ist ausdrücklich die mittlere Spalte und ersetzt Ihre Buchhaltung nicht.

Mehrere Firmen, ein Zugang

Wer eine GmbH und daneben eine freiberufliche Tätigkeit hat, sammelt zwangsläufig zwei getrennte Belegstapel. Getrennt bleiben müssen sie auch in der Ablage — sonst entsteht genau die Vermischung, die in der Prüfung teuer wird.

In Belegify ist jeder Mandant ein eigener Bestand mit eigener DATEV-Belegmail-Adresse. Beim Erfassen wird zugeordnet, entweder automatisch oder per Sprachnotiz. Im kostenlosen Tarif ist ein Mandant enthalten, in Solo Pro drei, ab Solo Unlimited beliebig viele.