E-Rechnung empfangen & ablegen
Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Freiberufler und Kleinunternehmer. Das Postfach reicht zum Empfang, aber nicht zur Ablage: Die XML-Rechnung muss unverändert archiviert und ihre Werte müssen in die Buchhaltung. Belegify nimmt XRechnung und ZUGFeRD per Mail entgegen, liest die Werte exakt aus dem XML und legt Original plus prüffähiges PDF GoBD-konform ab.
Kostenlos starten: keine Kreditkarte, jederzeit kündbar.
Sie leiten die Rechnungs-Mail an Ihre persönliche Belegify-Adresse weiter oder lassen Lieferanten direkt dorthin senden. PDF- und XML-Anhänge werden automatisch als Beleg angelegt.
Belegify erkennt XRechnung (UBL und CII) sowie ZUGFeRD- und Factur-X-PDFs mit eingebettetem XML. Aussteller, Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Brutto kommen auf den Cent genau aus den Strukturdaten.
Wer ein ZUGFeRD-PDF nur abfotografiert, erzeugt Erkennungsfehler in Werten, die im XML längst exakt stehen. Belegify überspringt die Texterkennung, sobald strukturierte Daten vorliegen, und erkennt auch Gutschriften und Rechnungskorrekturen als solche.
Die GoBD verlangen, dass die E-Rechnung im Ursprungsformat aufbewahrt wird. Belegify speichert XML bzw. PDF unverändert mit SHA-256-Hash und Audit-Trail und erzeugt zusätzlich ein lesbares PDF für Sie und Ihre Kanzlei.
Belegify gleicht den Beleg mit den Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG ab, etwa Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, und zeigt an, wenn eine Angabe auf dem Dokument nicht erkennbar ist. Ohne Bewertung, nur als Hinweis zum Nachsehen.
Die empfangene E-Rechnung geht als DATEV-fertiger Beleg per Belegmail an Ihren Steuerberater oder vorkontiert nach sevDesk oder Lexware Office. Papierbelege und E-Rechnungen laufen so durch eine Pipeline, nicht durch zwei.
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, für alle inländischen Unternehmer, unabhängig von Umsatz oder Kleinunternehmerregelung. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang; für die ordnungsgemäße Ablage braucht es eine unveränderliche Archivierung wie in Belegify.
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und kommt vor allem von und für öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD (international Factur-X) ist ein PDF, das die gleichen Daten als XML eingebettet trägt. Es sieht aus wie eine normale Rechnung. Belegify liest beide Formate.
Das Ursprungsformat muss unverändert, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Belegify speichert die XML- oder PDF-Datei so, wie sie eingegangen ist, versieht sie mit Hash und Audit-Trail und ergänzt ein lesbares PDF. Die Aufbewahrungsfristen stimmen Sie mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Für den Empfang ja, für die Ablage in der Regel nicht: Mails lassen sich löschen oder verändern, und die Werte müssen ohnehin in die Buchhaltung. Mit der Weiterleitung an Belegify ist beides erledigt: Archivierung und Übergabe an Steuerberater oder Buchhaltungssoftware.
Sie können, sollten aber nicht: Beim Foto gehen die Strukturdaten verloren und die Erkennung muss raten, was im XML exakt steht. Leiten Sie die Mail mit dem Anhang weiter, dann nutzt Belegify die XML-Daten und überspringt die Texterkennung.
Sie starten kostenlos mit 15 Belegen im Monat und ohne Kreditkarte. Der Empfang von ZUGFeRD und XRechnung ist Teil des Pro-Tarifs ab 9,99 € pro Monat.
