Belege für den Steuerberater vorbereiten: sortieren, digitalisieren, übergeben

Checkliste: was die Kanzlei von Ihnen braucht

Diese sechs Gruppen deckt fast jede laufende Übergabe ab. Was fehlt, fällt der Kanzlei erst beim Buchen auf — und dann kostet die Nachfrage Zeit auf beiden Seiten.

• Ausgangsrechnungen: alles, was Sie selbst gestellt haben, lückenlos und mit fortlaufender Nummer.
• Eingangsrechnungen und Betriebsausgaben: Wareneinkauf, Software-Abos, Miete, Versicherungen, Telefon.
• Barbelege: Kassenbons, Quittungen, Parkscheine — der Teil, der am häufigsten verloren geht.
• Kontoauszüge des gesamten Zeitraums, lückenlos und mit Anfangs- und Endsaldo.
• Bewirtungs- und Reisekostenbelege mit Anlass, Teilnehmern und Reisezweck.
• Belege zum Anlagevermögen: alles, was länger genutzt wird als ein Jahr und über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt.

Wie Belege sortiert gehören

Der wichtigste Grundsatz ist der langweiligste: chronologisch. Nicht nach Lieferant, nicht nach Betragshöhe, nicht nach Belegart — sondern in der Reihenfolge, in der die Kanzlei ohnehin arbeitet.

Der zweite Grundsatz ist der, an dem es meistens hakt: Jeder Beleg muss sich einer Zeile auf dem Kontoauszug zuordnen lassen. Ein Beleg ohne Zahlungsvorgang und eine Zahlung ohne Beleg sind beide ein offener Posten, der aufgeklärt werden muss.

• Getrennt nach Einnahmen, Betriebsausgaben und Anlagevermögen.
• Innerhalb jeder Gruppe chronologisch, nicht nach Lieferant.
• Barbelege getrennt von den unbaren Vorgängen halten.
• Privatanteile kennzeichnen, statt sie stillschweigend mitzureichen.
• Nichts doppelt einreichen — die doppelte Erfassung ist aufwendiger aufzuklären als eine Lücke.

EÜR oder Bilanz: was sich an der Ablage ändert

Welche Gewinnermittlung Sie machen, entscheidet darüber, nach welchem Datum sortiert wird. Das ist kein Detail für die Kanzlei, sondern der Grund, warum derselbe Belegstapel einmal passt und einmal nicht.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG zählt, wann das Geld geflossen ist. Sortiert wird deshalb nach dem Zahlungsdatum, und der Kontoauszug ist der rote Faden.

Beim Bilanzieren zählt, wann der Vorgang wirtschaftlich verursacht wurde. Sortiert wird nach Rechnungsdatum, und offene Posten am Jahresende — gestellt, aber noch nicht bezahlt — gehören ausdrücklich dazu.

Wenn Sie unsicher sind, welcher Fall bei Ihnen vorliegt: Das ist genau die Frage, die Ihre Kanzlei in zwei Minuten beantwortet, und sie zu stellen ist billiger, als ein Jahr lang falsch zu sortieren.

Die drei Übergabewege im Vergleich

„Digital übergeben“ heißt in der Praxis eines von drei sehr verschiedenen Dingen. Der Unterschied entscheidet darüber, wie viel Arbeit in der Kanzlei ankommt — und wer sie bezahlt.

Der Ablauf in vier Schritten

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   Laufend erfassen statt sammeln

   Jeden Beleg im Moment des Entstehens fotografieren oder weiterleiten. Das ist der Schritt, der über alles andere entscheidet: Ein Bon, der im Dezember verblasst ist, lässt sich nicht mehr nachreichen.

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   Zuordnen und kennzeichnen

   Mandant, Bewirtungsangaben und Privatanteile werden bei der Erfassung mitgegeben, nicht am Jahresende rekonstruiert.

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   Gegen den Kontoauszug prüfen

   Vor der Übergabe einmal abgleichen: Gibt es Zahlungen ohne Beleg oder Belege ohne Zahlung? Jede solche Lücke wird sonst zur Rückfrage aus der Kanzlei.

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   Übergeben

   Belegify versendet an die DATEV-Belegmail-Adresse Ihrer Kanzlei. Ihr eigener Bestand bleibt dabei vollständig bei Ihnen — die Aufbewahrungspflicht bleibt Ihre.

Was Rückfragen auslöst — und was sie kosten

Kanzleien rechnen Mehraufwand ab. Jede dieser fünf Kleinigkeiten erzeugt eine Rückfrage, und eine Rückfrage ist ein Vorgang, der bei Ihnen und in der Kanzlei jeweils Zeit kostet.

• Bewirtungsbeleg ohne Anlass und ohne Teilnehmer — der Klassiker, und ohne diese Angaben ist der Betriebsausgabenabzug gefährdet.
• Unleserliches Foto: abgeschnittener Rand, Schatten über dem Betrag, verblasster Thermodruck.
• Beleg ohne erkennbaren Zahlungsvorgang auf dem Kontoauszug.
• Privatanteil nicht gekennzeichnet, etwa beim gemischt genutzten Telefon oder Fahrzeug.
• Rechnung ohne die Pflichtangaben, insbesondere ohne ausgewiesene Umsatzsteuer — ohne sie ist der Vorsteuerabzug in Gefahr.

Was gute Vorbereitung wirklich spart

Das Honorar Ihrer Kanzlei bemisst sich zu einem erheblichen Teil nach dem Aufwand, den Ihre Unterlagen dort auslösen. Ein sortierter, vollständiger, maschinell lesbarer Bestand ist deshalb kein Gefallen an den Steuerberater, sondern der Posten, an dem Sie selbst sparen.

Der zweite, unauffälligere Gewinn liegt bei Ihnen: Wenn die Belege laufend erfasst werden statt einmal im Jahr, ist der Bestand über die gesamte Aufbewahrungsfrist vorhanden, lesbar und auswertbar. Ein verblasster Thermobon, der im Februar noch da war, ist im Dezember nicht mehr zu retten.

Und der Teil, den Belegify ausdrücklich nicht übernimmt: Die Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen bleibt Ihre Pflicht als Steuerpflichtiger. Belegify liefert die technischen Bausteine dafür, aber es unterschreibt sie nicht für Sie.