Ersetzendes Scannen
Ja, Sie dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichten. Das nennt sich ersetzendes Scannen und ist seit Jahren zulässig — aber an drei Bedingungen geknüpft, und ein Foto in der Handy-Galerie erfüllt sie nicht.
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Die GoBD nennen Smartphones wörtlich als zulässiges Erfassungsgerät, gleichrangig neben Multifunktionsgerät und Scan-Straße. Sie brauchen keinen Dokumentenscanner, um ersetzend zu scannen.
Eine gewöhnliche Dateiablage erfüllt die Anforderung an die Unveränderbarkeit laut GoBD regelmäßig nicht. Belegify sichert jeden Beleg beim Eingang per Hash und schreibt jede Änderung in einen Audit-Trail.
Ohne dokumentiertes Verfahren kein ersetzendes Scannen. Wie eine solche Dokumentation für einen Einzelunternehmer aussieht, steht auf unserer Seite dazu — inklusive Textbaustein.
Belege dürfen im Inland ohne Weiteres aufbewahrt werden. Für einen Drittstaat wie die USA bräuchte es eine vorherige Bewilligung des Finanzamts. Belegify speichert in Deutschland.
Für Thermopapier gibt es keine gesetzliche Sonderfrist. Praktisch ist frühes Erfassen trotzdem klug: ein unlesbarer Bon ist als Nachweis wertlos, egal was die Frist sagt.
Der erfasste Beleg geht als strukturiertes PDF an Steuerberater, DATEV, sevDesk oder Lexware. Belegify ergänzt Ihren Stack, ersetzt ihn nicht.
8 Jahre
Aufbewahrung für Buchungsbelege und Rechnungen
10 Jahre
für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse
3
Bedingungen, die erfüllt sein müssen
0 €
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Ersetzendes Scannen bedeutet: Sie übertragen einen Papierbeleg in eine elektronische Form und vernichten anschließend das Original. Die Grundlage steht in § 147 Abs. 2 AO, die Einzelheiten in den GoBD, dem BMF-Schreiben vom 28.11.2019.
Erlaubt ist das nicht voraussetzungslos. Wer nur abfotografiert und das Papier wegwirft, hat keinen digitalisierten Beleg, sondern gar keinen mehr.
Die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Ein abgeschnittener Rand, ein unscharfer Betrag oder eine fehlende Rückseite mit Vermerken reichen nicht.
Der Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt geändert, überschrieben oder gelöscht werden können. Die GoBD sagen ausdrücklich, dass die Ablage in einem Dateisystem diese Anforderung regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen greifen.
Das Verfahren muss dokumentiert sein: wer wann was womit erfasst, wie geprüft wird und wann das Papier vernichtet wird. Das ist der Teil, den die meisten überspringen — und der einzige, der Sie im Ernstfall trägt.
Diese Frage entscheidet sich nicht am Gerät, sondern an dem, was danach passiert. Die GoBD erlauben das Smartphone wörtlich — sie erlauben aber nicht die lose Ablage.
Ein Bild in der Fotomediathek lässt sich jederzeit ersetzen, zuschneiden, löschen, und niemand kann später feststellen, ob es das ursprüngliche ist. Genau das verbietet § 146 Abs. 4 AO: eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Dazu kommt eine Pflicht, an die selten jemand denkt: Nach der Erfassung darf die weitere Bearbeitung nur noch mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Das Papier ist dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen — es darf also nicht parallel weiter durch die Buchhaltung wandern.
Die Liste ist kürzer, als viele befürchten. Vom ersetzenden Scannen ausgenommen sind nach § 147 Abs. 2 AO ausdrücklich:
Hier hat sich etwas geändert, und viele Ratgeberseiten im Netz stehen noch auf dem alten Stand. Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht statt zehn Jahren. Für Rechnungen wurde § 14b UStG im Gleichlauf angepasst.
| Unterlagenart | Frist | Fundstelle |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Rechnungen (Ein- und Ausgang) | 8 Jahre | § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG |
| Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
| Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 Satz 1 AO |
Ein Punkt, an dem auch sorgfältige Leute stolpern: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Das betrifft unter anderem eine laufende Außenprüfung oder eine vorläufige Veranlagung.
Praktisch heißt das: Acht Jahre sind der Regelfall, nicht die Garantie. Wer pauschal nach acht Jahren löscht, ohne zu prüfen, ob eine solche Hemmung vorliegt, kann Unterlagen vernichten, die er noch braucht. Belegify löscht deshalb nichts automatisch.
Foto in den Telegram-Bot, Weiterleitung per Mail oder Upload in der App. Eine kurze Sprachnotiz dazu genügt für Anlass und Teilnehmer.
Händler, Datum, Beträge und Steuersätze werden ausgelesen und angezeigt. Sie kontrollieren, statt abzutippen — und sehen dabei zugleich, ob der Beleg vollständig und lesbar erfasst wurde.
Der Beleg wird beim Eingang gehasht und mit Audit-Trail abgelegt, auf Servern in Frankfurt. Ab hier ist jede Änderung nachvollziehbar.
Erst wenn der digitale Beleg vollständig und lesbar vorliegt und Ihre Verfahrensdokumentation steht, kommt das Papier weg — mit Ausnahme der oben genannten Unterlagen.
Ja. Die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich als zulässiges Erfassungsgerät, neben Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen. Entscheidend ist nicht das Gerät, sondern was danach mit der Datei passiert: sie muss unveränderbar abgelegt werden und das Verfahren muss dokumentiert sein.
In der Regel nicht. Die GoBD halten ausdrücklich fest, dass die Ablage in einem Dateisystem die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden. Gemeint sind etwa Festschreibung nach der Ablage, automatische Protokollierung oder eine gesicherte Versionierung.
Buchungsbelege und Rechnungen acht Jahre, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen sechs Jahre. Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Frist läuft allerdings nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.
Fehlt der Beleg und ist die digitale Kopie nicht ordnungsgemäß entstanden, kann das Finanzamt die Aufwendung nicht anerkennen. Ob daraus ein Mangel mit Gewicht wird, hängt davon ab, ob die Nachvollziehbarkeit insgesamt beeinträchtigt ist — deshalb ist die Verfahrensdokumentation kein Papierkram, sondern Ihr Nachweis.
Nein, gesetzlich nicht. Die GoBD kennen keine Sonderregel für Thermopapier. Praktisch ist frühes Erfassen aber sinnvoll, weil ein verblasster Bon als Nachweis nichts mehr taugt — unabhängig davon, wie lange die Frist noch läuft.
Sie können kostenlos starten und ohne Kreditkarte ausprobieren. Erst bei mehr Belegvolumen wird ein bezahlter Tarif fällig.
Stand: September 2026. Dieser Text ersetzt keine Steuerberatung — er beschreibt die allgemeine Rechtslage, nicht Ihren Einzelfall.
