Belege digitalisieren: GoBD-konform scannen und aufbewahren

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die wichtigste Zahl hat sich zum 1. Januar 2025 geändert, und ein großer Teil der Ratgeber im Netz steht noch auf dem alten Stand: Buchungsbelege müssen acht Jahre aufbewahrt werden, nicht mehr zehn. Für Rechnungen gilt die Frist im Gleichlauf.

• Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist — nicht am Belegdatum (§ 147 Abs. 4 AO).
• Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Ein unbedingtes „nach acht Jahren kann alles weg“ ist deshalb falsch.
• Die Verkürzung auf acht Jahre wirkt auch auf ältere Belege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch lief (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).
• Über die gesamte Frist müssen die Belege jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Ein Format, das Sie in sechs Jahren nicht mehr öffnen können, erfüllt das nicht.
• Nicht alles darf überhaupt nur digital aufbewahrt werden: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz sind von der Wiedergabe auf Datenträgern ausdrücklich ausgenommen und bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO).

Scanner oder Smartphone: was reicht wofür

Die Frage wird meistens falsch gestellt. Es geht nicht um die Auflösung, sondern um die bildliche Übereinstimmung mit dem Original: Der Beleg muss vollständig, lesbar und unverfälscht abgebildet sein. Ein Handyfoto leistet das, ein schlechtes Handyfoto nicht.

Für den laufenden Betrieb — Kassenbons, Quittungen, Tankbelege — ist das Smartphone die bessere Wahl, schlicht weil es dabei ist. Der beste Scanner nützt nichts für einen Bon, der drei Wochen in der Jackentasche liegt und dann verblasst ist.

Ein Flachbettscanner bleibt sinnvoll für große Stapel, die ohnehin im Büro liegen, für mehrseitige Verträge und für Belege auf empfindlichem oder geknicktem Papier.

Fünf Fehler, die ein Digitalisat wertlos machen

Alle fünf haben dieselbe Folge: Der Beleg ist zwar da, aber im Zweifel nicht verwertbar. Und das fällt regelmäßig erst in der Prüfung auf, wenn das Original längst weg ist.

• Abgeschnittener Rand: Fehlt ein Teil des Belegs, ist die bildliche Übereinstimmung nicht gegeben — das gesamte Dokument muss drauf sein.
• Unleserlicher Thermodruck: Ein bereits verblasster Bon wird durch das Fotografieren nicht wieder lesbar. Früh erfassen ist die einzige Abhilfe.
• Ablage als JPG-Haufen: Ohne ausgelesene Werte ist der Bestand nicht maschinell auswertbar, und genau das wird verlangt.
• Kein Schutz gegen Veränderung: Wenn eine Datei überschrieben werden kann, ohne dass es protokolliert wird, ist der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar (§ 146 Abs. 4 AO).
• Verspätete Erfassung: Belege sollen zeitnah festgehalten werden. Der Stapel, der einmal im Jahr abfotografiert wird, verstößt gegen die Zeitgerechtigkeit — unabhängig von der Bildqualität.

Was mit Belegen ist, die schon digital sind

Der häufigste vermeidbare Fehler in kleinen Betrieben: Eine PDF-Rechnung wird ausgedruckt, abgeheftet und später wieder eingescannt. Das ist ein doppelter Medienbruch, und aufzubewahren ist trotzdem das Original — also die Datei, die Sie bekommen haben, nicht Ihr Ausdruck davon.

Bei E-Rechnungen ist das besonders eindeutig. Seit 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Freiberufler und Kleinunternehmer. Das strukturierte XML ist der Beleg; ein PDF, das daraus erzeugt wurde, ist nur seine Darstellung.

Belegify nimmt XRechnung und ZUGFeRD per Mail entgegen, bewahrt das XML unverändert auf und liest die Werte exakt daraus aus, statt sie aus einem Bild zu schätzen.

Ersetzendes Scannen und Verfahrensdokumentation, kurz

Digitalisieren allein berechtigt nicht dazu, das Papier wegzuwerfen. Dafür braucht es das sogenannte ersetzende Scannen, und dessen Bedingung ist eine Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wer wann wie erfasst, prüft und ablegt.

Diese Dokumentation bleibt Ihre Pflicht als Steuerpflichtiger. Belegify liefert die technischen Bausteine — Hash, Audit-Trail, nachvollziehbarer Ablauf — aber es übernimmt Ihre Verfahrensdokumentation nicht.

Ausführlich steht das auf zwei eigenen Seiten: dazu, ob und wann das Original weg darf, und dazu, was in eine Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen gehört.

Digitale Belege in der Betriebsprüfung

Am Ende entscheidet nicht, wie ordentlich Ihre Ablage aussieht, sondern ob die Finanzverwaltung damit arbeiten kann. Sie darf auf drei gleichrangigen Wegen zugreifen, und welchen sie wählt, entscheidet nicht der Steuerpflichtige.

1. 1

   Unmittelbarer Zugriff

   Der Prüfer sieht selbst im System nach, nur lesend. Das setzt voraus, dass es überhaupt ein System gibt, in dem etwas nachzusehen ist.

2. 2

   Mittelbarer Zugriff

   Sie werten nach den Vorgaben des Prüfers aus und legen das Ergebnis vor. Ein Ordner voller Bilddateien lässt sich nicht auswerten.

3. 3

   Datenträgerüberlassung

   Sie geben den Bestand in einem maschinell auswertbaren Format heraus. Auch hier gilt: Werte, die nie ausgelesen wurden, können Sie nicht herausgeben.